Standard for databehandleraftaler mellem Schultz og kommuner klar

Med udgangspunkt i den nye persondataforordning, og efter ønske fra Kit@s bestyrelse, er der blevet udarbejdet en fælleskommunal standard-databehandler-aftale til eksisterende aftaler med Schultz.

31. maj 2018

Kommuner, KOMBIT og Schultz har i fællesskab udarbejdet et bud på en standard-databehandleraftale, som kan anvendes til eksisterende aftaler mellem Schultz og kommunerne. Parterne har taget udgangspunkt i den standard-databehandleraftale, som blev udarbejdet tidligere i år af KOMBIT, SKI og KMD, der er modelleret over KL/KOMBITs skabelon for databehandleraftaler mellem kommuner og it-leverandører.

Præmisserne for udarbejdelse af standard-databehandleraftalen har været:

Kommunerne pålægges en række forpligtelser efter lovgivningen, men må udover disse aftaleretligt ikke stilles ringere efter maj 2018 end i dag
Aftalen er baseret på en minimummodel med fokus på overholdelse af loven uden yderligere krav og dermed uden ekstraomkostninger for kommunerne til sådanne krav
Aftalen tager afsæt i den allerede eksisterende skabelon for databehandleraftaler mellem kommuner og it-leverandører
At versionen indeholder nuværende og kommende lovgivningskrav til indholdet i en databehandleraftale
At aftalen kan anvendes til kommuners eksisterende aftaler med Schultz.

Standard-databehandleraftalen mellem Schultz og kommuner, finder du her i både word-format og pdf-udgave.

En hjælp – ikke et krav

Det er vigtigt at understrege, at standard-databehandleraftalen skal ses som en hjælp til kommunerne. Det står kommunerne frit for at foretage egne forhandlinger med Schultz, så det er altså frivilligt, om man vil benytte aftalen eller ej.

Ønsker man at benytte standard-databehandleraftalen, kan man kontakte Schultz, som sender en færdigudfyldt databehandleraftale til kommunerne, hvor alle bilagsoplysninger – herunder kommunens dataansvarliges instruks til databehandler – så vidt muligt er udfyldt. Kommunen bør selv gennemgå oplysningerne og sikre, at den enkelte databehandleraftale er korrekt udfyldt, inden aftalen underskrives.

Hvornår kan standard-databehandleraftalen anvendes?

Denne databehandleraftale dækker helt specifikt og udelukkende to overordnede typer af aftaler mellem kommuner og Schultz:

Aftaler indgået på en SKI rammeaftale, hvori der indgår drift eller behandling af data – typisk en ASP/Cloud Service, der er anskaffet under SKI 02.19 ASP/Cloud
Øvrige kontrakter – herunder også kontrakter indgået efter gennemført EU-udbud mellem kommunen og Schultz. Denne kategori dækker over alle kontrakter, som ikke er indgået på en SKI rammeaftale.

Ved alle øvrige aftaler mellem kommuner og it-leverandører, henviser KOMBIT til, at kommunerne kan benytte den tidligere udarbejdede skabelon hertil.

FAQ og oversigt over betalbare ydelser

For at skabe så stor gennemsigtighed som muligt mellem kontrakt, databehandleraftale og prissætning er der udarbejdet en FAQ til databehandleraftalen samt et overblik over de eventuelle betalbare ydelser, som følger af aftalens rettigheder og pligter i forhold til de forskellige aftaletyper. Flere af de spørgsmål, der indgår i FAQ’en, er stillet af kommunerne i forbindelse med høringen.

Afklarende webinar

Torsdag d. 7. juni kl. 13-14 afholder Schultz et webinar, hvor kommunerne kan få en indføring i databehandleraftalen og stille afklarende spørgsmål. Tilmelding til webinaret foregår via dette link.

KOMBIT i dialog med andre it-leverandører

Kit@ har peget på andre it-leverandører, som det kunne være relevant at etablere et samarbejde om en fælleskommunal standard-databehandleraftale efter samme model som med KMD, EG og Schultz. KOMBIT har derfor taget initiativ til dialog med disse leverandører, som er: DXC, Systematic, Rambøll, VOCAST og itslearning.

KOMBIT orienterer, hvis der etableres samarbejde med nogle af disse leverandører om standard-databehandleraftaler.